Электронная исполнительная документация: XML и ИСУП

Что считается электронной ИД

Электронная исполнительная документация — это документы, сформированные и подписанные в электронном виде: акты освидетельствования скрытых работ, исполнительные схемы, журналы, реестры и приложения к ним, подписанные усиленными квалифицированными электронными подписями уполномоченных представителей. Приказ Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр допускает и бумажную, и электронную форму ведения документации, но заказчик вправе установить требование к электронному виду договором. Тогда комплект принимается не как архив сканов, а как набор структурированных документов.

Разница между PDF и структурированным документом принципиальна. Скан или PDF удобен человеку и почти бесполезен системе: из него нельзя автоматически выгрузить данные в реестры объекта, нельзя проверить заполнение обязательных полей, нельзя связать акт с разделом и захваткой. Структурированный документ, напротив, несёт данные в полях, поэтому система заказчика может проверить комплектность и корректность до подписания. Именно поэтому там, где документация ведётся в информационной системе, требуют машиночитаемые форматы.

На какие документы опираться

Основу задают два документа. Первый — приказ № 344/пр: он определяет состав и порядок ведения исполнительной документации и допускает электронную форму. Второй — национальный стандарт: требования к формированию и ведению документации в электронном виде устанавливает ГОСТ Р 70108-2022, заменённый с 1 октября 2025 года редакцией ГОСТ Р 70108-2025 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде». В новой редакции уточнены требования к документу и его графическим составляющим, поэтому ссылаться на редакцию 2022 года в 2026 году уже некорректно.

• приказ № 344/пр — состав и порядок ведения исполнительной документации, допустимые формы;
• ГОСТ Р 70108-2025 — формирование и ведение документации в электронном виде, состав сведений документа;
• приказ Минстроя России от 23.06.2025 № 369/пр — изменения порядка ведения документации, новые форматы, применяемые с 1 марта 2026 года;
• требования заказчика к системе, в которую выгружается комплект, и его регламент приёмки электронных документов;
• стандарты по видам документации, например требования к исполнительным геодезическим схемам.

Что такое XML-схемы и зачем они нужны

XML-схема описывает структуру документа: какие поля в нём есть, какие обязательны и в каком виде заполняются. Минстрой России утверждает схемы для электронных документов исполнительной документации, и по ним формируются файлы актов и журналов. Проверка идёт в двух направлениях: сначала на соответствие схеме — правильно ли заполнены поля, затем по существу — соответствует ли документ факту работ и приложениям.

Приказ Минстроя России от 23.06.2025 № 369/пр изменил порядок ведения документации в части форматов и ввёл дополнительные форматы для электронных документов, применяемые с 1 марта 2026 года. Для практики это означает два следствия: форматы нужно проверять на дату ведения документации, а не по памяти, и закладывать в сроки время на переконвертацию, если заказчик работает по предыдущему регламенту. Форматные изменения обычно касаются графики и геодезических данных, тогда как текстовые акты и журналы живут по схемам и меняются реже.

ИСУП и системы заказчика

ИСУП — информационная система управления проектами, которую используют заказчики для приёмки и хранения документации. Порядок работы в ней задаёт сам заказчик: он определяет, какие документы загружаются, кто подписывает, в какой последовательности и что происходит при замечании. У крупных заказчиков встречаются собственные регламенты и даже собственные справочники, поэтому одинаковый акт может быть корректно оформлен и всё равно возвращён — из-за несоответствия регламенту конкретной системы.

Практический подход такой: перед началом работ запрашивается регламент и тестовый контур системы, если он есть. На тестовом контуре прогоняется один типовой акт с приложениями — это дешевле, чем переделывать сотни документов. Полезно сразу договориться о правилах именования файлов, о структуре реестра и о том, кто отвечает за актуальность справочников: подразделения, участки, захватки, виды работ. Большинство возвратов связано именно с расхождением справочников, а не с качеством самих работ. Ещё одна частая причина — рассинхронизация версий: подрядчик продолжает загружать документы по прежнему регламенту, хотя заказчик уже сменил схемы подписания. Полезно раз в месяц уточнять, не изменился ли порядок приёмки, особенно на длинных объектах: регламенты обновляются чаще, чем об этом сообщают исполнителям.

Пример расчёта

Пример расчёта (условные цифры). Комплект по этапу: 480 документов, из них 190 актов освидетельствования, 120 исполнительных схем, 40 журналов и 130 приложений. При бумажной сдаче комплект проверяется выборочно, при электронной — системой целиком. Если 8 % документов не проходят проверку из-за полей — это 38 документов, каждый нужно исправить, заново подписать и повторно загрузить; при двух-трёх итерациях срок сдачи сдвигается на недели.

Как подготовить комплект к электронной сдаче

• получите у заказчика регламент приёмки, форматы файлов и правила именования;
• проверьте состав справочников: наименования объектов, участков, видов работ, организаций;
• сформируйте справочник видов документов и убедитесь, что каждый акт попадает в подходящий тип;
• настройте подписание: кто из представителей подписывает какие документы и в какой последовательности;
• прогоните пробный комплект по одному разделу и разберите замечания до массовой загрузки;
• держите реестр загруженных документов с датами и статусами, чтобы видеть, что ещё не принято.

Отдельно стоит продумать хранение исходников. Электронный комплект живёт в системе заказчика, но у подрядчика должен остаться собственный архив: исходные файлы, выгрузки, подтверждения загрузки и подписанные версии. Если через год потребуется доказать выполнение работ или восстановить комплект, архив решает вопрос за час, а сбор документов по системе — за недели. Полезно вести журнал загрузок: какой документ, когда, кем загружен и с каким статусом. По нему сразу видно, какие документы остались в работе, а какие приняты, и он же становится аргументом при спорах о сроках передачи комплекта. Практика такова: чем раньше начинается электронная сдача, тем меньше возвратов — первые разделы проходят более строгую проверку, но и учат работе с требованиями системы.